Barentz / Noack

systemy AV do pracy hybrydowej - proste w codziennej obsłudze

Warszawa

2023

1350 m²

Barentz / Noack

systemy AV do pracy hybrydowej - proste w codziennej obsłudze

2023, Warszawa

“

Firma SONITUM była naszym niezawodnym partnerem na każdym etapie projektu: od zdefiniowania potrzeb i opracowania koncepcji, poprzez przygotowanie projektu wykonawczego systemu AV, po koordynację całego procesu fit-out we współpracy z Architektami (The Design) oraz firmą SKANSKA. Także samo uruchomienie systemów (w porozumieniu z naszym globalnym działem IT) przebiegło sprawnie, a wdrożone rozwiązania służą nam na co dzień.

W szczególności pragniemy docenić rozwiązanie SONITUM Seamless!, które znacznie ułatwia korzystanie z wyposażenia sal oraz pozwala na dużą oszczędność czasu pracowników każdego dnia.

Managing Director

Barentz Sp. z o.o.

Budynek:

P180

Deweloper:

SKANSKA

Projekt wnętrz:

THE DESIGN

pobierz opis projektu

„W szczególności pragniemy docenić rozwiązanie SONITUM Seamless, które znacznie ułatwia korzystanie z wyposażenia sal oraz pozwala na dużą oszczędność czasu pracowników każdego dnia.

Z pełnym przekonaniem polecamy SONITUM jako sprawdzonego i doświadczonego partnera, z którym można stworzyć naprawdę wyjątkowe projekty przestrzeni biurowych”

Managing Director

Barentz Sp. z o.o.

Wspólna powierzchnia biurowa dla dwóch firm w ramach jednego biura to zadanie, które wymagało nie tylko doskonałego zrozumienia indywidualnych potrzeb Barentz i Noack, ale także umiejętności stworzenia synergii między nimi.

Dlatego z przyjemnością podjęliśmy się tego zadania, wykorzystując w celu jego realizacji nasz unikalny proces projektowy AVtecture: w szerszym gronie, wraz z członkami zespołów Barentz i Noack oraz architektami z pracowni The Design przeprowadziliśmy burzę mózgów, której celem było zdefiniowanie potrzeb i sposobów pracy na co dzień.

Metodyka AVtecture zakłada pracę „od czystej kartki”, gdyż zależało nam na zapewnieniu bezproblemowego i wygodnego korzystania przez pracowników z rozwiązań, które poprawiają produktywność i współpracę.

Stworzyliśmy szyty na miarę system AV, który zintegrowaliśmy w całej przestrzeni. Wdrożone rozwiązanie to coś więcej niż wyświetlacze o wysokiej rozdzielczości, sprzęt do wideokonferencji i scentralizowane zarządzanie tym wszystkim. Nasz zespół ściśle współpracował z architektami, aby zapewnić, że system nie tylko spełni potrzeby najemców, ale wręcz przekroczy ich oczekiwania.

Jak zawsze skupiliśmy się też na doświadczeniach: postanowiliśmy stworzyć funkcjonalne sale konferencyjne i przestrzenie wspólne i zastosować w nich rozwiązania tak proste w codziennym użytkowaniu, jak to tylko możliwe.

Zapraszamy Cię zatem na małą wycieczkę po biurze Barentz/Noack, w trakcie której opowiemy Ci, jak wdrożone systemy ułatwiają pracownikom codzienną pracę.

Stworzenie sali konferencyjnej tuż przy recepcji to doskonałe rozwiązanie we wszystkich tych organizacjach, które są nastawione na częste spotkania z gośćmi z zewnątrz: dzięki takiemu układowi funkcjonalnemu łatwo skierować gościa do sali i nie trzeba go „prowadzić” przez całe biuro.

Ale to także wyzwanie od strony wyposażenia takiej sali w systemy multimedialne: nie mogąc zamknąć się w standardach technologicznych stosowanych wewnętrznie przez grupę Barentz, stworzyliśmy rozwiązania które dzięki prostocie i uniwersalności bedą współpracować z dowolnymi urządzeniami, w tym także tymi przyniesionymi przez zewnętrznych gości.

To dlatego w sali znalazł się monitor do prezentacji zintegrowany z videobarem pracującym w trybie BYOM (czyli podłączany poprzez USB do dowolnego komputera) oraz mediaport zapewniający dodatkowe zasilanie dla urządzeń.

W przestrzeniach przeznaczonych do częstych spotkań nie mogło zabraknąć systemu rezerwacji sal. Za cel postawiliśmy sobie przejrzysty i łatwy w obsłudze system, dzięki któremu zarezerwowanie sali będzie błyskawiczne.

Rezerwacji można dokonać na wiele sposobów: korzystając z aplikacji Outlook, bezpośrednio z panelu dotykowego lub bezdotykowo – z aplikacji mobilnej na własnym telefonie.

Z kolei umieszczone bezpośrednio przy salach wyświetlacze nie tylko wskazują aktualny status zajętości sali, ale też pozwalają na podgląd harmonogramu całego dnia, umożliwiając również błyskawiczną rezerwację sali ad hoc.

Zadbaliśmy też o poufność informacji o planowanych spotkaniach – dzięki swobodzie konfiguracji administrator systemu ma możliwość wyłączenia wyświetlania na panelu informacji o tytule bądź organizatorze spotkania.

Rezerwacji można dokonać na wiele sposobów: korzystając z aplikacji Outlook, bezpośrednio z panelu dotykowego lub bezdotykowo – z aplikacji mobilnej na własnym telefonie.

Ale to nie wszystko! Naszym celem zawsze jest wygoda użytkowania, szczególnie gdy mowa o spotkaniach, podczas których każda minuta jest na wagę złota.

Co to oznacza? W biurze Barentz wdrożyliśmy nasze rozwiązanie Seamless!, dzięki któremu sala samodzielnie wykrywa obecność ludzi, a po ich wejściu automatycznie włącza monitor z intuicyjną instrukcją obsługi i gotowe! Spotkanie może się już rozpocząć!

Oczywiście po zakończeniu spotkania wszystkie urządzenia same się wyłączą, by zadbać o oszczędzanie energii. Rozwiązanie Seamless! zintegrowaliśmy także z inteligentnym systemem rezerwacji sal – zwolni rezerwację, z której akurat nikt nie korzysta, aby ktoś inny mógł wejść do sali i zorganizować spotkanie, lub po określonym czasie zakończy spotkanie, gdy wszyscy jego uczestnicy już wyszli.

Ale to nie wszystko! Naszym celem zawsze jest wygoda użytkowania, szczególnie gdy mowa o spotkaniach, podczas których każda minuta jest na wagę złota.

Ale… wygoda użytkowania to nie tylko samo włączenie systemu, wiemy o tym doskonale! Dlatego zadbaliśmy również o komfortowe połączenie ze sprzętem, niewymagające od użytkowników ani specjalistycznej wiedzy, ani wykonania wielu czynności. Tutaj również wdrożyliśmy automatyczne rozwiązania polegające na wykrywaniu, do którego mediaportu podłączył się użytkownik, by od razu przełączyć obraz z nowo podłączonego źródła na monitor.

Jednocześnie zadbaliśmy też o wygodę podczas spotkań hybrydowych z wykorzystaniem wideokonferencji. Pomimo iż powoli wracamy do biur, to spotkania na odległość są już stałym elementem każdego dnia. Ważne jednak, by podczas takich spotkań zadbać o jak najlepsze doświadczenia uczestników, zbliżone do tych podczas rozmowy na żywo.

Dlatego nie tylko zastosowaliśmy videobary (czyli rozwiązania integrujące kamerę, mikrofony i głośniki w jednym urządzeniu umieszczonym pod monitorem), ale także zdecydowaliśmy się na rozwiązanie z kamerą o zmiennej optyce – by bez względu na liczbę uczestników spotkania móc zapewnić jak najlepszą ich widoczność. Obiektywnie trzeba przyznać, że w dalszym ciągu rozwiązania ze zmienną optyką sprawdzają się znacznie lepiej niż te z zoomem cyfrowym.

Warto też zwrócić uwagę na prawidłowe oświetlenie w salach konferencyjnych: wspólnie z architektami sporo uwagi poświęciliśmy doborowi i lokalizacji opraw w pomieszczeniach – dobierając je tak, by zapewnić jak najbardziej naturalny wygląd wszystkich uczestników spotkania.

Czas na większe spotkanie! Najłatwiej będzie je zorganizować w jednej z trzech głównych sal konferencyjnych: tworzących w sumie połączoną salę zdolną pomieścić ponad 20 osób, w zależności od położenia ściany mobilnej. Zapraszamy Cię zatem w głąb biura Barentz/Noack, gdzie znajduje się część szkoleniowo-eventowa.

Czego potrzeba do wygodnego przeprowadzenia prezentacji dla wielu osób? Przede wszystkim wyświetlacza. I to nie byle jakiego, gdyż w tym przypadku (ze względu na znaczą długość sali) zainstalowaliśmy tu aż 110-calowy monitor LCD! Nie mogło też oczywiście zabraknąć ekranów powtarzających – taką funkcję pełnią mobilne monitory 75-calowe na wózkach, które na co dzień znajdują się w dwóch mniejszych częściach sali dzielonej, a po połączeniu sal mogą powtarzać obraz z głównego ekranu, bez względu na to, do którego floorboxa je podłączymy.

Nie mogło też zabraknąć rozwiązania do wideokonferencji i to takiego przeznaczonego do naprawdę dużych spotkań. Ponownie wybraliśmy kamerę wyposażoną w zoom optyczny i inteligentne kadrowanie grupy uczestników, by w kadrze nie było widać zbędnej pustej przestrzeni sali.

Mikrofony z kolei ukryliśmy na suficie – tworząc rozwiązanie, które pozwala na pełną mobilność stołów, by sala w dowolnej chwili mogła zmienić swój układ. Z kolei za reprodukcję głosu rozmówców odpowiadają głośniki ścienne, co zapewnia doświadczenie znacznie bardziej zbliżone do tego, jakie mamy przy spotkaniu na żywo, w odróżnieniu od rozwiązań wykorzystujących głośniki sufitowe.

Również w tej przestrzeni do systemu podłączysz się jednym przewodem (lub bezprzewodowo), a monitor włączy się i wyłączy automatycznie – zapomnij o pilotach i skomplikowanej obsłudze! Samo łączenie i dzielenie sal też odbywa się automatycznie – dzięki zastosowaniu czujek położenia ściany mobilnej, które automatycznie wykrywają układ sali i dostosowują system AV do aktualnego scenariusza użytkowania.

Jeszcze kilka lat temu, by móc myśleć o dużym rozmiarze ekranu w sali konferencyjnej, musieliśmy iść w kierunku zainstalowania projektora i ekranu (rozwijanego bądź stałego). Takie rozwiązanie miało jednak swoje wady – niski kontrast i jasność, było też wrażliwe na wysokie nasłonecznienie sal, a i sam obraz tracił na czytelności nawet przy sztucznym oświetleniu.

Kolejnym etapem rozwoju wyświetlaczy wielkoformatowych do dużych sal były ściany wizyjne, zwane też videowall: składające się z kilku „bezramkowych” ekranów pozwalały na stworzenie znacznie większego obszaru wyświetlania, tym razem jednak już w technologii LCD. Pozwalało to na osiągnięcie znacznie wyższej jasności i kontrastu, jednak wiązało się też z ograniczeniami: „bezramkowy” monitor tak naprawdę nigdy nie był bezramkowy, co skutkowało dodatkowym „celownikiem” na samym środku ekranu. Ekrany zużywały się też nierównomiernie, z czasem tracąc jednorodność jasności i kolorystyki dla całego obszaru świecenia.

Po upowszechnieniu się technologii LED wyświetlacze tego typu zaczęły pojawiać się również w salach konferencyjnych, przynosząc najwyższy możliwy kontrast i jasność świecenia, jednak wiązało się to z bardzo wysokim kosztem zakupu takiego rozwiązania.

Istnieje jednak rozwiązanie pośrednie, które doskonale sprawdza się w wielu salach konferencyjnych: monitory LCD o przekątnej aż 110″. Posiadają one zalety ścian videowall, jednocześnie będąc pozbawionymi ich wad. Pojedynczy ekran 110-calowy z powodzeniem zastępuje ścianę wideo złożoną z 4 monitorów 55-calowych, a szerokość obszaru wyświetlania sięga aż prawie 260 cm, stanowiąc doskonałą alternatywę dla rozwiązań wykorzystujących projektor i ekran. Jednocześnie koszt takiego rozwiązania jest znacząco niższy niż koszt zakupu ściany LED.

Jak zadbać o wygodę użytkowania sali i prowadzenia spotkań zdalnych, gdy pracownicy mają różne typy laptopów, a kontrahenci korzystają z różnych platform? Wybrać takie rozwiązanie, które doskonale radzi sobie we współpracy zarówno z Teams czy Zoom, jak i z dowolną inną platformą podczas spotkań w formule BYOM (czyli takich, które odbywają się z użyciem własnego laptopa z zainstalowaną odpowiednią aplikacją).

A jak uprościć korzystanie z tych rozwiązań jeszcze bardziej? Umożliwić bezprzewodowe podłączenie się zarówno do kamery, jak i do monitora! Dlatego w biurze Barentz/Noack wdrożyliśmy rozwiązania lidera w tej dziedzinie, czyli system Barco Clickshare serii CX.

Wśród jego najważniejszych zalet można wskazać łatwość obsługi – wystarczy tylko podłączyć button do komputera i już można rozpocząć spotkanie wideo lub prezentację w sali konferencyjnej. Najnowsze rozwiązania z serii CX umożliwiają przeprowadzenie w pełni bezprzewodowej wideokonferencji w myśl trendu BYOM. Co było tutaj niezwykle istotne, wszystkie urządzenia Barco we wszystkich salach mogą pracować jednocześnie, przy równoczesnym zachowaniu płynności połączeń; są ponadto kompatybilne zarówno z Windows, jak i z Mac.

W SONITUM wierzymy, że powodzenie spotkania w znaczącym stopniu zależy od komfortowej atmosfery w sali konferencyjnej. Nazywamy to Seamless Experience – to ten moment, gdy technologia nie sprawia problemów i działa bezawaryjnie i niemalże bezobsługowo, ale też zapewnia maksimum możliwości.

Dlatego też mobilne monitory na wózkach, o których przed chwilą wspominaliśmy, wyposażyliśmy w ekrany dotykowe. Teraz, gdy nie są używane do powielenia obrazu z głównego ekranu przy połączonej sali, a pracują samodzielnie w mniejszych jej częściach, stają się wygodną tablicą interaktywną pozwalającą pracownikom na wygodną pracę z dokumentami (adnotacje) oraz wyrażanie swoich pomysłów (whiteboard).

Wiemy też, że niektóre formuły spotkań, zwłaszcza tych kreatywnych, wymagają zupełnie innych okoliczności i warunków niż oferuje najlepsza nawet sala konferencyjna.

Dlatego mobilne, interaktywne monitory wyposażyliśmy również w videobary oraz bezprzewodowe zestawy Barco CX, by można było zabrać spotkanie wszędzie ze sobą, nawet do najodleglejszej części biura. Dzięki temu pracownicy mogą postawić monitor tam, gdzie akurat go potrzebują, i zorganizować szybkie spotkanie obejmujące zarówno wideokonferencję, jak i pracę kreatywną z ekranem dotykowym. A co równie istotne – do tego wszystkiego mogą podłączyć się bezprzewodowo!

Dlaczego tym razem zastosowaliśmy zupełnie inny model videobara niż dotychczas? Przyczyny były głównie dwie: możliwość wykorzystania go w open space oraz mobilny charakter monitora.

Skupmy się najpierw na pierwszej: przestrzenie open space rzadko sprzyjają organizacji w nich spotkań wieloosobowych, tym bardziej w trybie hybrydowym: dobiegające z biura hałasy, brak optymalnych warunków akustycznych. To wszystko skłoniło nas do wyboru rozwiązania, które posiada wbudowane narzędzia do usuwania szumu tła i podkreślania zrozumiałości mowy.

Z kolei mobilność monitora wymogła na nas jedno ograniczenie: nie zastosowaliśmy ruchomej optyki w kamerze. Wielokrotne przetaczanie wózka z monitorem, połączone z przejazdem przez floorboxy i progi, prędzej czy później doprowadziłoby do uszkodzenia kamery.

Dlatego zdecydowaliśmy się na rozwiązanie ze stałą optyką, ale to wcale nie znaczy, że kamera nie śledzi uczestników. Wbudowany algorytm rozpoznawania twarzy doskonale sobie radzi z wykrywaniem liczby osób i odpowiednim kadrowaniem ujęcia. A wszystko po to, by wszyscy byli doskonale widoczni, nawet w grupie!

Dlaczego tym razem zastosowaliśmy zupełnie inny model videobara niż dotychczas? Przyczyny były głównie dwie: możliwość wykorzystania go w open space oraz mobilny charakter monitora.

Skoro ponownie jesteśmy przy salach konferencyjnych, to warto przy okazji zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt szczególnie istotny przy planowaniu spotkań o trudnym do zdefiniowania czasie trwania, takich jak spotkania z gośćmi, burze mózgów czy otwarte szkolenia.

Otóż częstym problemem jest nieoptymalne zarządzanie wykorzystaniem sal konferencyjnych. Wielokrotnie sale są rezerwowane, lecz nikt z nich nie korzysta, a tym samym blokowane są zasoby. Albo spotkania kończą się przed czasem, a system wciąż pokazuje salę jako zarezerwowaną lub wręcz przeciwnie – do pustej sali ktoś wszedł na nagłą rozmowę, a w systemie sala widnieje jako wolna.

Często zdarzają się również tak zwane spotkania widma – dawno zapomniane, a wciąż zaplanowane w salach spotkania cykliczne, takie jak warsztaty jogi czy sesje masażu.

To skłoniło nas do instalacji czujek obecności – inteligentny system zwolni rezerwację, z której akurat nikt nie korzysta, aby ktoś inny mógł wejść do sali i zorganizować spotkanie, lub samodzielnie dokona rezerwacji, gdy wykryje w sali obecność ludzi. A gdy zaplanowane spotkanie nie odbędzie się kilka razy z rzędu, sam usunie je z kalendarza i powiadomi organizatora.

Często zdarzają się również tak zwane spotkania widma – dawno zapomniane, a wciąż zaplanowane w salach spotkania cykliczne, takie jak warsztaty jogi czy sesje masażu.

Przejdźmy dalej do części wspólnych biura, na chwilę zatrzymując się przy przestrzeni chillout, położonej tuż obok dzielonych sal konferencyjnych, a wręcz do nich przyległej.

Przestrzeń ta pełni dwojaką funkcję – w zwykłe biurowe dni jest przestrzenią relaksu dla pracowników, wyposażoną w ekran z sygnałem telewizji cyfrowej, z możliwością odtworzenia muzyki tła czy zagrania na konsoli. Może też wyświetlać komunikację marketingową, dzięki zintegrowaniu z zarządzanym sieciowo systemem do wgrywania treści i prezentowania jej zgodnie z zaplanowanym harmonogramem.

Ale to nie wszystko! Przy niektórych okazjach ta część biura jest łączona z salami konferencyjnymi i stanowi wówczas swoiste foyer podczas cocktail party czy większych wydarzeń. Istnieje możliwość, aby monitor w tej przestrzeni także odtwarzał te same treści co inne ekrany, a nagłośnienie stanowiło wspólną strefę z salami.

Taka elastyczność umożliwia wielorakie wykorzystanie przestrzeni konferencyjnej: także na eventy. A takie przestrzenie multifunkcyjne są tym, co lubimy w SONITUM najbardziej!

Czy to pora na filiżankę kawy? Tę długą podróż warto zakończyć w kuchni, gdzie odbywa się większość nieformalnego networkingu. I do tej przestrzeni udało nam się przemycić odrobinę technologii, która wspiera komunikację wewnętrzną.

Kuchnia została wyposażona w monitor do Digital Signage, który wyświetla prezentacje skierowane do pracowników firmy. Zarządzanie treściami na ekranie jest intuicyjne i przyjemne dzięki playerowi dostępnemu dla zespołu komunikacji.

Co istotne, do monitora został także doprowadzony sygnał telewizyjny, co sprzyja integracji pracowników podczas wspólnego oglądania wydarzeń sportowych lub kulturalnych.

Nasze działania nie kończą się na dostarczaniu technologii AV. Jesteśmy butikowym studiem projektowo-wykonawczym, które otacza klienta opieką na każdym etapie. Definiujemy jego potrzeby, aby zaproponować najefektywniejsze rozwiązania. Współpracujemy z pracownią projektową, by zręcznie zintegrować technologię z charakterystycznym stylem biura, w tym także stylem pracy, i na koniec pomóc klientowi w integracji wdrażanych rozwiązań z istniejącą już infrastrukturą IT.

To wszystko nie byłoby możliwe, gdyby nie połączenie dwóch sił: otwartego na wizję i pomysły Inwestora oraz kreatywnego Zespołu z biura projektowego. Skupienie się na doświadczeniach użytkowników końcowych wyznaczyło nam drogę, którą podążaliśmy na każdym etapie projektu: od koncepcji aż po uruchomienie wszystkich urządzeń. Dzięki temu osiągnięty efekt nie tylko spełnia wszystkie założenia, ale i wyznacza nowe standardy.

Cieszymy się, że mogliśmy dołączyć do tego projektu na tak wczesnym etapie, a dzięki obdarzeniu nas zaufaniem przez Inwestora podzielić się wiedzą oraz doświadczeniem, tworząc prawdziwe biuro przyszłości, naszpikowane niewidoczną technologią, która wspiera na każdym kroku codzienną pracę zespołu pracowników.