Jak efektywnie połączyć rozproszone biura w jedną lokalizację? Z tym wyzwaniem zwrócił się do nas polski oddział koncernu STADA AG oferującego szeroki wachlarz leków, m.in. Cholinex, Nizoral czy Orofar. Z entuzjazmem podnieśliśmy rękawicę, bo tego typu zadania są naszą specjalnością.
Głównym celem naszego Klienta było połączenie biura zarządu oraz kluczowych działów, które dotychczas miały siedziby w różnych lokalizacjach. Dzięki współpracy z biurem projektowym mogliśmy wziąć udział w projekcie już na jego wstępnym etapie, by wspólnie z Klientem zdefiniować potrzeby oraz ustalić dokładne wyposażenie biura. Nasza praca rozciągała się od analizy potrzeb Klienta, przez projekt koncepcyjny, wykonawczy oraz kompletną realizację, w tym koordynację z wykonawcą fit-out i White Star – zarządzającym budynkiem, w którym mieści się biuro.
Do każdego projektu podchodzimy indywidualnie, dlatego poświęciliśmy dużo czasu, by zrozumieć i dogłębnie przeanalizować styl pracy naszego Klienta. Gdy poznaliśmy oczekiwania względem zarządzania zmianą w kontekście przeniesienia wielu oddziałów do jednej lokalizacji, wiedzieliśmy, że poprzeczka została wysoko postawiona. Ale to nas nie zniechęciło, a wręcz przeciwnie – nasze rozwiązania zaprojektowaliśmy w oparciu o realne potrzeby, które poznaliśmy dzięki pogłębionej pracy z Klientem.
Połączenie biur zbiegło się w czasie z pandemią, która przyniosła ogromną zmianę w sposobie pracy. Codziennością stała się praca zdalna, która nie może się obyć bez regularnych wideokonferencji. To z kolei automatycznie wymusiło zmianę w podejściu do projektowania przestrzeni.
Wiedzieliśmy, że do systemu odpowiedzialnego za rezerwację sal musimy podejść z aptekarską dokładnością. Za cel postawiliśmy sobie przejrzysty i łatwy w obsłudze system, dzięki któremu zarezerwowanie sali na spotkanie czy wideokonferencje będzie błyskawiczne.
Rezerwacji sal można dokonać na wiele sposobów – korzystając z aplikacji Outlook, bezpośrednio z panelu dotykowego lub bezdotykowo – z aplikacji mobilnej na własnym telefonie.
Częstym problemem biur jest nieoptymalne zarządzanie i wykorzystanie sal konferencyjnych. Wielokrotnie sale są rezerwowane, lecz nikt z nich nie korzysta, tym samym blokując zasoby. Innym razem spotkania kończą się przed czasem, a system wciąż pokazuje salę jako zarezerwowaną lub wręcz przeciwnie – do pustej sali ktoś wszedł na nagłą rozmowę, a w systemie sala widnieje jako wolna.
To skłoniło nas do instalacji czujek obecności – inteligentny system zwolni rezerwację, z której akurat nikt nie korzysta, aby ktoś inny mógł wejść do sali i zorganizować spotkanie, lub samodzielnie dokona rezerwacji, gdy wykryje w sali obecność ludzi.
Dystans społeczny podyktowany przez pandemię sprawił, że modne przez ostatnie lata przestrzenie biurowe typu open-space stały się mało funkcjonalne, ale również Klient wskazał, że ich styl pracy wymaga innego rozwiązania. Dlatego w tym projekcie biuro powstało w układzie gabinetowym, by zapewnić znacznie większy komfort pracy.
Zmiany przeszły również sale konferencyjne. Dotychczasowe, mieszczące nawet po kilkadziesiąt uczestników, musiały ustąpić miejsca większej liczbie kameralnych salek przeznaczonych na spotkania w kilkuosobowym gronie czy na pojedyncze wideokonferencje. Zostały one specjalnie ulokowane w centralnej przestrzeni, by stać się sercem nowego biura STADA.
Wierzymy w technologię, która przede wszystkim służy człowiekowi i usprawnia jego codzienną pracę. Rozwiązania, które wdrożyliśmy, są proste i intuicyjne, dzięki temu oszczędzają czas oraz nie wymagają dodatkowych szkoleń dla pracowników.
Pierwszym z nich, jest rozwiązanie single cable connection. Pracownicy biura STADA mogą zapomnieć o niepotrzebnie przedłużonych spotkaniach, wynikających z kłopotów z połączeniem się ze sprzętem. Wygodny w użyciu system single cable connection nie wymaga korzystania z pilotów. Teraz wystarczy podłączyć tylko jeden przewód HDMI, by rozpocząć prezentację na monitorze. Sprzęt również automatycznie się wyłączy, gdy odepniemy od niego nasz komputer. Koniec z masą niepotrzebnych kabli, które psują estetykę biura.
Drugim było wdrożenie takich systemów konferencyjnych, które są bardzo proste w codziennej obsłudze. Jeśli wideokonferencje kojarzyły Wam się dotychczas z koniecznością użycia swojego laptopa lub z obsługą skomplikowanych systemów wideokonferencyjnych w salach, to Microsoft Teams Rooms likwiduje te niedogodności.
Jest to zintegrowane rozwiązanie, które współpracuje z Microsoft Teams. Działa jak wirtualny pokój konferencyjny – dzięki licencji Microsoft Teams Rooms – może być samoistnym uczestnikiem spotkania, bez konieczności użycia własnego laptopa.
Zintegrowana z systemem książka adresowa pozwala na organizację spotkań bezpośrednio z panelu dotykowego i zapraszanie innych uczestników. Z kolei do zorganizowanych wcześniej spotkań można dołączyć naciskając tylko jeden przycisk. Prezentowanie treści na ekranie lub udostępnianie ich uczestnikom również nie przysparza problemów – wystarczy podłączyć laptopa poprzez łącze HDMI i gotowe!
Z łatwością można także zamienić salę w pokój spotkań telekonferencyjnych, dzięki możliwości przypisania wirtualnego numeru telefonicznego do systemu. Ale to nie wszystko! Microsoft Teams Rooms jest zintegrowane z Exchange, by synchronizować kalendarz z systemem rezerwacji sal.
System jest w stanie również automatycznie włączyć i wyłączyć wszystkie urządzenia w pomieszczeniu, dzięki wbudowanej czujce ruchu. Od teraz wieloosobowe konferencje mogą odbywać się bez konieczności podróży oraz mogą być organizowane natychmiast i to w bardzo wygodny dla wszystkich sposób.
Ale nie ograniczamy się tylko do systemu Microsoft Teams Rooms. W gabinecie Prezes Zarządu, który charakteryzuje się mniejszą powierzchnią, optymalnym rozwiązaniem są rozwiązania jak soundbar BYOD (bring your own device), które zostały wyposażone w komplet niezbędnych narzędzi – mikrofony, głośniki i kamerę.
Zastosowanie zewnętrznego soundbara podnosi jakość wideo spotkań, dzięki wyposażeniu w system eliminacji echa akustycznego oraz eliminacji dźwięków otoczenia. Dźwięk jest lepiej słyszalny, a nawet można odnieść wrażenie, że przebywa się w jednym pokoju z innymi uczestnikami, co jest nieosiągalne przy połączeniach za pomocą laptopa.
Soundbar posiada także szerokokątną kamerę, która obejmie wielu uczestników spotkania w pomieszczeniu oraz pozwala na naturalność zachowania – można swobodnie gestykulować, bez konieczności pilnowania, czy jest się widocznym na ekranie.
Dodatkowo zewnętrzna kamera eliminuje efekt nienaturalnego i negatywnego wyglądu przy ujęciu z dołu, jakiego często doświadczamy w przypadku kamer wbudowanych w laptopa.
Pomimo, że nowa sytuacja wymusiła zaprojektowanie małych salek, to te kilkunastoosobowe wcale nie odeszły w niepamięć. W biurze STADA można łatwo stworzyć większą salę z dwóch mniejszych pomieszczeń, łącząc je za pomocą ścianki mobilnej. Wówczas możemy wykorzystać całą przestrzeń z projektorem laserowym i ekranem. Co ważne, system sterowania sam wykrywa położenie ściany i przestawia się w inny tryb pracy – sal połączonych lub podzielonych, dopasowując wyświetlany interfejs do aktualnego trybu.
Co warto podkreślić, nowoczesne technologie audiowizualne, które wdrożyliśmy do nowego biura naszego Klienta, są dyskretne i nie dominują nad klasycznym designem wnętrza nawiązującym do starych, aptecznych przestrzeni, autorstwa wiodącej pracowni projektowej The Design Group. Przykładamy uwagę do najmniejszych detali, dlatego nawet obudowa ekranu projekcyjnego została polakierowana na kolor pasujący do stropu.
Pozostałe sale, pomimo że nie zostały wyposażone w zestawy do wideokonferencji, to są zgodne ze standardem całego biura – monitory automatycznie się włączą po podłączeniu kabla HDMI do laptopa, a infrastruktura została przygotowana tak, by w przyszłości można było łatwo rozbudować salki do wersji z wideokonferencją.
Nasze działania nie kończą się na dostarczaniu technologii AV. Jesteśmy butikowym studiem projektowo-wykonawczym, które otacza Klienta opieką na każdym etapie. Definiujemy jego potrzeby, aby zaproponować najefektywniejsze rozwiązania. Współpracujemy z pracownią projektową, by zręcznie zintegrować technologię z charakterystycznym stylem biura, w tym także stylem pracy. By na koniec, pomóc Klientowi w integracji wdrażanych rozwiązań z istniejącą już infrastrukturą IT.
Wysoka jakość dostarczanych rozwiązań ma dla nas ogromne znaczenie, dlatego sięgamy po najbardziej renomowanych producentów: Crestron, Samsung, Cisco. Z kolei wdrażane przez nas systemy technologiczne są sprawdzone oraz świetnie znane pracownikom: Microsoft Office 365 oraz Microsoft Teams. Warto podkreślić, że ich montaż przebiegł szybko oraz sprawnie, a było to o tyle istotne, że mieliśmy do czynienia z bardzo wymagającym partnerem, jakim jest White Star.
Przykład biura polskiego oddziału STADA AG to kolejna realizacja pokazująca nasze kompleksowe, ale indywidualne podejście zorientowane na sukces Klienta.
A wszystko po to, aby zapewnić sprawną komunikację, komfort oraz efektywność pracy.
