Efektywna praca dużych zespołów, w tym w trybie zdalnym, to obecnie duże wyzwanie. Najlepszym momentem na wprowadzanie takich zmian, zarówno w wyposażeniu biura, jak i w sposobie pracy, jest czas przeprowadzki do nowego budynku.
Takie wyzwanie postawił przed nami polski oddział firmy Emerson, globalnego lidera w zakresie automatyki przemysłowej i rozwiązań dla rynku rezydencjalnego. Z entuzjazmem podjęliśmy się tego zadania, gdyż projektowanie rozwiązań dla zespołu inżynierów to zdecydowanie ambitne zajęcie, a takie są naszą specjalnością.
Po wielu latach w dotychczasowym biurze Klient podjął decyzję o zmianie siedziby na znacznie większą i ulokowaną w nowoczesnym obiekcie biurowym. Wybór padł na Konstruktorska Business Center, gdzie Emerson ma do dyspozycji aż 4500 metrów kwadratowych nowoczesnej przestrzeni biurowej.
Nasza rola zaczęła się już na etapie projektu koncepcyjnego – przeprowadziliśmy Klienta przez cały proces: od analizy potrzeb, przez dopasowanie rozwiązań, aż po przygotowanie dokumentacji projektowej. To typowy projekt design&build – wybieramy najlepsze opcje dla klienta i prowadzimy całkowity nadzór nad prawidłowością prac na każdym etapie, co pozwala na uniknięcie problemów podczas realizacji i zdejmuje z inwestora obowiązek koordynacji prac.
W każdym projekcie dbamy o najdrobniejszy szczegół, pilnujemy, aby wszystko pozostawało w zgodzie z konceptem i potrzebami klienta. A jaki był cel tego projektu? Elastyczna i funkcjonalna przestrzeń biurowa – sprzyjająca sprawnej komunikacji zdalnej z wykorzystaniem najnowocześniejszych technologii.
W całym biurze zostało rozlokowanych ponad 20 sal konferencyjnych. Zarówno kilkuosobowych, przeznaczonych na spotkania wewnętrzne lub telekonferencje, jak i wieloosobowych, dużych sal w części przeznaczonej do organizacji szkoleń.
Wierzymy w technologię, która przede wszystkim służy człowiekowi i usprawnia jego codzienną pracę. Dlatego pracownicy biura Emerson mogą zapomnieć o niepotrzebnie przedłużonych spotkaniach, wynikających z kłopotów podczas łączenia się ze sprzętem. Wygodne w użyciu rozwiązanie single cable connection nie wymaga korzystania z pilotów. Teraz wystarczy podłączyć tylko jeden przewód HDMI, by rozpocząć wyświetlanie prezentacji na monitorze. Sprzęt również automatycznie się wyłączy, gdy odepniemy od niego nasz komputer. Koniec z masą niepotrzebnych kabli, które psują estetykę biura.
Za cel postawiliśmy sobie uproszczenie procesu zarządzania i rezerwacji sal. Wdrożyliśmy wygodny system rezerwacji sal konferencyjnych oraz zadbaliśmy o odpowiednią sygnalizację ich zajętości. Gdy element panelu świeci się na zielono, oznacza to, że sala jest wolna, gdy na czerwono – zajęta.
Zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu ekranów dotykowych Evoko Liso, ze względu na ich minimalistyczny, a jednocześnie bardzo przejrzysty interfejs graficzny, który przedstawia wszystkie kluczowe informacje.
Można w nim przejrzeć kalendarz najbliższych spotkań na 7 dni do przodu, sprawdzić, czy są dostępne inne wolne sale, a także zarezerwować, przedłużyć lub zakończyć rezerwację sali, przy której znajduje się ekran.
Pracownicy biura mogą zarezerwować salę ekspresowo, nawet praktycznie w biegu. System Evoko Liso pozwala na rezerwację sali z panelu dotykowego umieszczonego zaraz przy pomieszczeniu. Gdy wybrana sala jest już zajęta, z łatwością można zarezerwować inną, wyszukując ją w panelu pośród tych, które spełniają wymagania pod względem liczby uczestników czy wyposażenia.
Znajdująca się w biurze sala spotkań zarządu wymagała szczególnego podejścia, ze względu na międzynarodowy charakter organizacji oraz dużą liczbę spotkań zdalnych. Zdecydowaliśmy się na wdrożenie dwumonitorowego rozwiązania Cisco RoomKit wraz z dwoma 55-calowymi monitorami.
Takie rozwiązanie znacząco ułatwia prowadzenie zdalnych spotkań – na jednym z ekranów widzimy naszego rozmówcę, zaś na drugim prezentowaną i omawianą treść.
W stole umieściliśmy wygodne i zautomatyzowane przyłącza, które samoczynnie wykrywają podłączenie komputera do dowolnego z mediaportów i uruchamiają cały system.
Oczywiście nie mogło także zabraknąć odpowiedniego nagłośnienia, zintegrowanego z systemem eliminacji sprzężeń akustycznych (co zapobiega piskom w czasie spotkania), oraz zintegrowanego systemu sterowania oświetleniem. Pozwala on nie tylko wybrać dowolne z uprzednio zdefiniowanych scen oświetlenia, ale także płynnie regulować jasność poszczególnych opraw.
Całością można wygodnie sterować z poziomu panelu dotykowego umieszczonego na stole, bo technologia powinna wspierać użytkowników w każdej sytuacji.
Panel dotykowy Cisco Room Controler, stanowiący integralną część systemu Cisco RoomKit, to wygodne rozwiązanie łączące jednocześnie funkcje zarządzania wideokonferencją oraz sterowania wyposażeniem sali spotkań.
Z poziomu ekranu dotykowego możemy nie tylko rozpoczynać i kończyć spotkanie, ale także zapraszać jego uczestników, przydzielać lub odbierać im głos oraz sterować pracą kamery. Z kolei funkcje odpowiedzialne za sterowanie salą konferencyjną pozwalają dopasować głośność czy poziom oświetlenia do aktualnych potrzeb.
Warszawskie biuro firmy Emerson to także osobna część konferencyjno-szkoleniowa, przeznaczona dla dużej liczby gości. To tu znajdziemy training roomy wyposażone w systemy i produkty Emerson, a także w systemy multimedialne do prowadzenia szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych.
Centralną część przestrzeni szkoleniowej stanowi dzielona sala konferencyjna, przeznaczona dla 50 osób. Stworzyliśmy dla niej złożony i funkcjonalny system AV, który w inteligentny sposób wspiera organizację spotkań, a jednocześnie jest prosty w obsłudze.
Ze względu na zróżnicowane przeznaczenia sali, a co za tym idzie: wciąż zmieniający się układ stołów, obie części sali wyposażyliśmy w zintegrowany system wideo, wykorzystujący transmisję AVoIP (Audiovisual over IP). Takie rozwiązanie jest idealne do pomieszczeń o zmiennej konfiguracji – eliminuje konieczność korzystania z matrycy i przełączników audio-video, pozwala użytkownikowi na dowolne podłączenie źródeł i monitorów – poprzez floorbox w sali.
Wysoką funkcjonalność wzbogaciliśmy o łatwość korzystania, bo kluczowy jest dla nas komfort użytkowników. Sterowanie odbywa się za pomocą naściennych klawiatur sterujących i jednego stołowego panelu dotykowego. Dla jeszcze większej wygody system sam rozpoznaje położenie ściany dzielonej i odpowiednio zmienia konfigurację pracy oraz interfejsy graficzne na panelu sterującym.
System smart oznacza w tym przypadku ułatwienie obsługi systemów praktycznie na każdym kroku. Wszystko dzieje się automatycznie, w tym wykrywanie sygnałów po podpięciu komputera w celu prezentowania treści. Oczywiście, tryb moderacji też wchodzi w grę – pozwala to na delegowanie możliwości prezentacji na innych uczestników spotkania za pomocą ekranu dotykowego.
Czasy, w których należało przygotować się do prezentacji treści i poświęcić dłuższą chwilę na właściwe podpięcie komputera, odeszły do lamusa. W sali konferencyjnej służy do tego bezprzewodowy system przesyłania wideo Barco ClickShare. Za pomocą dongle’a z USB, darmowej aplikacji dedykowanej urządzeniom mobilnym, lub po prostu AirPlaya zaprezentujemy każdego rodzaju content podczas spotkania.
W jednej połowie sali zastosowaliśmy dwa monitory 98″, które przy połączonych salach stanowią główny wyświetlacz, zaś w drugiej ulokowane są dwa monitory mobilne, które przy połączeniu sal mogą służyć za monitory powtarzające treść monitora głównego.
Mnogość stosowanych urządzeń wymagała automatycznych przełączników – same wykrywają pojawienie się sygnału i przełączają system na właściwe źródło. System jest inteligentny, ale też energooszczędny – w przypadku braku podłączonych źródeł urządzenia samoczynnie się wyłączają.
W czasach pracy hybrydowej niezbędne było też wdrożenie odpowiedniego systemu do wideokonferencji. Ponownie, zgodnie ze standardami organizacji, wdrożyliśmy rozwiązanie Cisco RoomKit Pro.
To rozwiązanie potrafi samo rozpoznać mówcę i automatycznie przełączyć obraz z kamery na osobę aktualnie wypowiadającą się podczas spotkania. Dodatkowo dedykowany system mikrofonów sufitowych zapewnia doskonałą zrozumiałość mowy w każdej sytuacji. System do VTC pozwala na pozostanie w stałym kontakcie z różnymi oddziałami i partnerami, bez konieczności podróżowania.
W biurze tej wielkości nie mogło zabraknąć systemu komunikacji wewnętrznej, czyli Digital Signage. W przestrzeniach wspólnych, kuchniach oraz pokojach socjalnych zainstalowaliśmy monitory, które pozwalają na wyświetlanie personalizowanych komunikatów dla pracowników.
Cały system został zbudowany na bazie oprogramowania Samsung Magic Info w wersji premium. To umożliwia proste zarządzanie prezentowanymi treściami oraz dołączanie do nich elementów interaktywnych: newsów i informacji z kanałów RSS czy chociażby prognozy pogody.
Standaryzacja sal była istotną potrzebą Klienta, którą szczególnie uwzględniliśmy w naszym projekcie. Ważne było, by szerokie grono pracowników różnych stanowisk mogło bezproblemowo korzystać z wielu technologicznych możliwości biura.
Dlatego mniejsze sale wyposażyliśmy oraz skonfigurowaliśmy w ten sam sposób, by ich obsługa była intuicyjna i nie przysparzała problemów. Sale posiadają monitory, do których wystarczy podpiąć tylko jeden przewód HDMI dostępny na stole, a ekran automatycznie uruchomi i wyświetli obraz. Podobnie po odłączeniu kabla od laptopa monitor samoczynnie się wyłączy.
Żegnajcie, wiecznie gubiące się piloty!
Współpraca z firmą Emerson to kolejny przykład udanej realizacji projektu design&build, czyli takiego, w którym wybieramy dla klienta najkorzystniejsze rozwiązania oraz prowadzimy całkowity nadzór nad prawidłowością prac na każdym etapie.
A jaki cel chcieliśmy wspólnie osiągnąć? Stworzyć wygodną, prostą w obsłudze i funkcjonalną przestrzeń biurową ze zunifikowanymi salami konferencyjnymi, by ich obsługa była intuicyjna dla każdego. Właśnie w takich realizacjach czujemy się najlepiej, bo zawsze projektujemy – jako ludzie – dla ludzi.
Dlatego też zastosowaliśmy urządzenia klasy enterprise, które w prosty sposób odpowiadają na realne potrzeby pracowników i przyczyniają się do rozwoju firmy.
Wdrożone przez nas rozwiązania audiowizualne to najlepszy przykład starannie spersonalizowanego projektu. Taki przygotowujemy dla każdego klienta, ponieważ wiemy, że odpowiedni wybór rozwiązań AV gwarantuje maksymalną funkcjonalność przestrzeni biurowej.
